Alla vill vi uppnå en slags effektivitet i våra möten. Inte minst om vi låter hela arbetslaget tas ur arbetet och istället sitta i planeringsmöten eller kick-off träff inför något nytt spännande framtidsprojekt. Hur du arrangerar en lyckad konferens är därför helt avgörande. Vi berättar om några nyckelfaktorer du bör ha med dig när du arrangerar din konferens.
Platsen
Naturligtvis skulle du inte kunna organisera en ordentlig konferens utan att först tänka på en lämplig plats att hålla den i. Här måste du tänka in i en helhetslösning, allt från lokalen att ha själva mötet i till omkringliggande faktorer såsom övernattningsmöjligheter och andra aktivitetsmöjligheter. Knistad är exempel på en konferensplats som har en helhetslösning. Du måste säkerställa att lokalen kan ta emot antalet förväntade gäster. Bortsett från detta vill du att din plats ska vara belägen på en tillgänglig plats som alla lätt kan nå.
Interaktiva aktiviteter
En av många nyckelfunktioner i en väl genomförd konferens är närvaron av interaktiva aktiviteter. Du vill att ditt evenemang ska skilja sig från alla andra. Med den ökade interaktionsnivån ser du till att alla gäster, talare och deltagare fortfarande är engagerade. Speciellt om evenemanget förväntas pågå i ett par timmar eller flera dagar.
Olika förväntningar
Deltagarna kan ha olika förväntningar när det kommer till hur en viss konferens ska se ut. De kanske tycker att det borde ha samtal, öppna forumdiskussioner och liknande. En sak som deltagarna dock kommer överens om är att konferensen ska ha ett inslag av något nytt över sig. Allt har inte samma intresseinnhehåll, varför det är viktigt att liva upp saker för att hålla alla intresserade. Du kan göra detta genom att schemalägga samtalen och diskussionerna vid evenemanget väl, se till att folk får tillräckliga pauser emellan. Å andra sidan kan du också ändra formatet på vissa presentationer till att bli mer engagerande.
